Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Informacja na podstawie art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) dla osób dokonujących zgłoszeń wewnętrznych, osób, których dotyczą zgłoszenia, oraz osób trzecich wskazanych w zgłoszeniach.

Administrator

Biuro Rachunkowe TRAWERS Sp. z o.o., ul. Kaczewska 22A/8, 81-476 Gdynia. Kontakt w sprawach zgłoszeń i ochrony danych: sygnalista@brtrawers.pl albo listownie na adres siedziby.

Cel i podstawa prawna

Przyjmowanie i weryfikacja zgłoszeń wewnętrznych, podejmowanie działań następczych, komunikacja ze zgłaszającym oraz prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (w szczególności art. 8, art. 24–29), a w zakresie danych szczególnych kategorii — art. 9 ust. 2 lit. g RODO w związku z tą ustawą.

Zakres danych

Wyłącznie dane niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia (art. 8 ust. 4 ustawy). Podanie danych identyfikujących zgłaszającego jest dobrowolne — zgłoszenie może być anonimowe. Formularz on-line nie rejestruje adresu IP ani innych identyfikatorów urządzenia. Dane bez znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a zebrane przypadkowo są usuwane w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia.

Odbiorcy

Dostęp do zgłoszeń ma wyłącznie osoba upoważniona na piśmie (Compliance Officer), zobowiązana do zachowania tajemnicy. Dane nie są przekazywane innym odbiorcom, z wyjątkiem przypadków, gdy wymagają tego przepisy prawa (np. przekazanie sprawy właściwemu organowi). Infrastruktura serwerowa jest utrzymywana przez dostawcę hostingu działającego na zlecenie administratora; treść zgłoszeń jest szyfrowana i nieczytelna dla dostawcy.

Okres przechowywania

Dane osobowe przetwarzane w związku ze zgłoszeniem oraz dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub zakończono postępowania zainicjowane tymi działaniami (art. 8 ust. 8 i art. 29 ust. 5 ustawy). Po upływie tego okresu dane są usuwane.

Poufność tożsamości

Dane osobowe sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty (art. 8 ust. 1 ustawy). Zgodnie z art. 8 ust. 5 i 6 ustawy wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie, nie stosuje się art. 14 ust. 2 lit. f oraz art. 15 ust. 1 lit. g RODO w zakresie informacji o źródle danych.

Prawa osób

Prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania — w zakresie i na zasadach określonych w RODO oraz w ustawie o ochronie sygnalistów; prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Realizacja praw następuje z zachowaniem poufności tożsamości sygnalisty.

Zautomatyzowane decyzje

Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.

Strona główna